皆さんの会社では出張はありますか？
年に数回、月に1回程度であれば問題ないと思いますが、営業がメインとなる会社で人数も多く、月に数10回～出張があるような企業では営業の方も、経理の方も何かと大変です。
チケット・ホテルの予約や経費清算、また海外出張等では不足の事態に備えた危機管理等も必要となってきたりと膨大な時間を費やしてしまう事でしょう。
この記事ではそんな大変な出張業務をサポートするサービスをご紹介いたします。
おすすめ出張サポートサービス
最近では出張サポートサービスは様々な物があります。
ここではほんの一例ですが代表的な物をご紹介いたします。
Concur Expense
SAPが運営している国内での売上No.1を誇る出張サポートサービスです。
利用者数はのべ4400万人と多く、中小企業向けのプランであれば月額3万円～利用が可能です。
モバイルアプリや各種交通系ICカードとの連携も可能です。
Racco(ラッコ)
楽天が運営する出張サポートサービスです。
プランにもよりますが、利用したホテルや飛行機の請求が全て一括で清算できるので
経理の方の業務は楽になることでしょう。
また、定期的に導入セミナーも行っているようです。
Bzit
JTBグループが運営している出張サポートサービスです。
導入実績は2000社を超えており、予約から支払いまで一括でおこなうことができます。
電子承認機能もオプションで用意されているようで、効率的な管理が可能です。
検討すべき点
予約の機能
ホテルや飛行機・電車・レンタカー等、予約できる内容が豊富な物を選びましょう。
ホテルと飛行機は予約できるけど、レンタカーはNGとなってしまうと、出張する方にも管理する方にも手間がかかってしまいます…
経費管理の機能
導入後、経費管理が楽になるのは当然のことながら最低条件です。
今現在発生している作業と、導入後に想定される作業を比較してみる必要があるでしょう。最近は一括清算できるものが主流の様です。
利便性
いくら優れた機能があっても、実際に使いこなせないと意味がありません。
特に実際に使う社員の方の利便性を考えると、スマホで必要な作業が完了できる事は必須といえます。
導入費用
導入後に削減できる工数と発生する費用を比較してみましょう。
劇的に工数の削減が出来ても、導入費用が削減した費用以上に掛かってしまっては意味がありません。
導入前と後で、管理側・利用者側それぞれの削減工数を比較してみる事が大事です。
導入するにあたり
直近で必要な機能と、今後必要な機能をきちんと想定してからの導入をおすすめします。仮に、経費管理の問題を解決する事のみにクローズアップして導入してみたものの、実際に利用する社員側で手間がかかり、他で工数が増えてしまったりしては本末転倒です。
また、導入後しばらく利用した後に、他の機能が欲しくなった場合、変更するのも大変です。
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