桜の季節にお花見をするところも多いのではないでしょうか？中には幹事を任された人や、当番で回ってきたという人もいるはずです。
今回はお花見で幹事さんが知っておきたい上手な段取り方法や注意点をまとめてみました。
幹事を任された場合の上手な段取り方法は
・場所について
幹事を任された場合に大切になるのが花見の場所です。場所を指定されている場合は入念な確認が必要で、トイレの場所や数、例年の込み具合などが大きく影響を与えます。一度でも花見に行ったことがある場所であれば、ある程度見当がつくものの、知らない場所であれば一から調べないと不満につながりがちなのです。トイレのきれいさや、トイレットペーパーが常にセットされているかなど、管理が行き届いているかも見ておきたいポイントです。
例年花見が開かれる場所が決まっている場合は、経験者に聞いておくのがおすすめです。
・場所取りについて
場所とりをするときはブルーシートを用意するのが一般的です。何時間前から場所取りが可能など、例年込み合う地域では細かくルールが決められている場合があります。マナー違反にならないように、遅すぎず、早すぎずのタイミングを見計らって場所をとるのも幹事の腕の見せ所です。会社の評判にかかわることもあるため、徹夜で大きな場所をとるのは厳禁です。
・スケジュールについて
花見は桜が満開の時期にあわせるのは難しく、人の手が空く日程を重視するとどうしてもずれてしまいがちです。スケジュールは開花予想にあわせ、参加を強く希望している人には事前に打診しておくと安心です。アナウンスを早めにとあせりすぎても不満が出るため、根回しが重要になる場合もあるのです。
・飲食物の用意について
食べ物に関しては、お花見時期にオードブルやお弁当の予約を受け付けてくれるお店に依頼すると簡単です。一人一品といったように参加者に持ち寄ってもらう方法もあります。おつまみに関しては幹事が用意した方がいいものが多いため、主食などのバランスを考えつつ用意します。
飲み物については好みがあるので、ある程度参加者の好みを調べておくのが大切です。ビールだけでなくチューハイやハイボール、ウィスキーの小瓶などを持ち込む方法もあります。寒くなった場合を考えて、水筒に温かいお茶や温かいお湯を用意しておくのもおすすめです。
・その他の気配り
気配りで大切になるのが、すわり心地の対策です。ただブルーシートを敷くよりも、下にダンボールなどを敷いた方がすわり心地が良くなります。年齢が上がってくると長時間すわっていることが難しい人もいるため、折りたたみの椅子を用意しておくのがおすすめです。
ゴミ袋やウェットティッシュ、タオルなど、だれかがごみを散らかした際に片付ける道具の用意も大切なポイントです。紙皿や割り箸の準備も大切ですが、どれだけ場をきれいに保てるかも重要なのです。特に用途飲み物をこぼす人は出やすくなるため、早めに対処できるかが腕の見せ所といえます。
マナーを守る意識を持つことが評価につながることも多いのです。
注意すべきこと
花見の際に雨が降った場合は日程の延期で対応するケースがあります。しかし、オードブルなど料理の用意をしている場合は簡単にキャンセルできないことに注意が必要です。延期する場合は早めにアナウンスだけでなく、費用負担が発生に注意が必要です。雨が降った場合は食べ物の持込が可能なカラオケなどで代替するなど、工夫をすることでリスクを減らせます。
トイレから離れた位置に場所をとった場合は、迷う人なども出がちです。事前にトイレの位置を説明しておくだけでなく、酔っ払った人がトイレに行く場合は付き添いをつけるなど気遣いも重要です。
急激に気温が下がりやすい時期でもあるため、参加者には事前に寒くなった際の服装をしてきてもらうのも基本になります。その上でひざ掛けや毛布を準備しておくとベストになります。
大人数のお花見になる場合は早めに協力者を見つけることも大切です。副幹事を複数の担当者がいないと話が進まなくなってしまうこともあります。花見の予定は短期間で決めなければいけないことも多いだけでなく、通常の業務もこなす必要があります。人数が10人を超える場合や、調整が難しい場合は人の手を借りた方が良いのです。
大規模なお花見であれば、例年の予算や参加人数の確認なども大切になります。しっかりと確認を進められるか、人間関係の調整も含めてスムーズにこなせるかが大切なのです。
あまり先走ってお金を使っても問題が出やすいため、必要な道具をリストアップして参加者が持ち寄れないか確認するなど工夫をすることがおすすめです。
まとめ
お花見の幹事は大変なことが多いものの、うまくこなせれば社内での評価アップにもつながります。ポイントになるのが、参加者の気持ちを考えることです。特に人数が多ければ性別の違いや年齢の違いまで考慮する必要があります。
不満が出るとどうしても意見として目立ってしまうため、趣向を凝らすよりも不満を減らす努力をするのがおすすめです。
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