■オフィスの断捨離が出来るトヨタ式とは？

貴方のオフィスや普段使用しているデスク周りは、現在どのような状況ですか？

「必要な書類を探すのに10秒以上かかる」場合には、それが仕事の遅れる要因となっているかもしれません。

1日は24時間、86400秒しかありません。

そのうち、貴方が会社にいる時間はどの程度ですか？ちょっとの気の緩みで仕事が長引く原因となります。

「1週間以上使っていない文房具がある」ならば、それにより貴方のデスク周りは混雑状態にあるでしょう。
滅多に使わない文房具が散らかったデスク周りで仕事をしていて、果たして集中できるでしょうか？
そんな状態では、書類を書く時もキーボードを打ち込む時も、散らかったデスク周りが目に入って気が散ってしまいます。

「引き出しのいちばん奥にあるモノが何かを即答できない」、どうしてここまで放置してしまったのでしょう。
引き出しの奥に、もしかすると貴方が「失くした」と思ってずっと探している大切な物がしまい込まれているかもしれません。
もしもそれが仕事でどうしても必要な物であったなら、気が気ではありませんよね。

「デスクの上にありながら、1カ月以上触れていない書類がある」なんてもっての外、悠長にしている暇はありません、今すぐ断捨離しましょう。
その書類が今日の午前中に仕上げなければいけないものだったならば、言い訳のしようがありません。

オフィスのデスク周りが汚い状態は、仕事で致命的なミスを起こす要因にもなるのです。

これらを全て解決できるのがトヨタ式断捨離です。
片づけは雑務ではなく仕事そのものと、トヨタは説いています。
オフィスのデスク周りが散らかる原因やトヨタの断捨離方法を知り、「仕事のできる人間」になりましょう。

■オフィスのデスク周りが散らかる原因とは

オフィスは仕事をする場所、それなのにどうしてデスク周りが散らかっているのでしょうか。デスク周りが雑多になる原因は、以下の事が考えられます。

・掃除は業務外の作業だと感じている
・要る物と要らない物が分けられていない
・ミスプリントをすぐシュレッダーしない
・すぐ必要な物と頻繁に使わない物を一緒に置いている
・物の定位置が決まっていない
・いつか使うと物を溜めこむ癖がある
・5Sが出来ていない
・油断や慢心の心がある

トヨタが何故、日本だけではなく海外でも高い評価を得る企業に成長したのか？それはトヨタマンは片付け、断捨離が仕事の成果を出すと捉えているからです。

オフィスのデスク周りが散らかっているのは掃除をする時間がムダだから？いいえ、散らかっている物の中から書類を探す時間の方が「ムダ」でしょう。

デスク周りや引き出しの中に仕事で使わない私物ばかりあったら？上司から不真面目だと捉えられ、査定が低評価になる可能性だってあります。
いつか使うと、お土産物の袋や裏が白いからメモ帳にしようとミスプリントを集めていても、結局それは使われる機会が今まであったのでしょうか。

オフィスのデスク周りが散らかる原因は、こうした心の油断が引き起こしているのです。

整理・整頓・清掃・清潔・躾（しつけ）の文字の最初のSを取り、通称「5S」といいます。
これはトヨタ他、多くの製造現場でスローガンとして使われる言葉であり、5Sを守る事で気持ちが引き締まり、ミスや事故を予防します。
心の乱れは机の乱れ、断捨離で心の油断も捨てて、デスク周りをすっきりさせるのです。

断捨離は単に片付けをするだけではなく、慢心や奢りを整理整頓する事にも繋がります

■オフィスデスク周りのおすすめ断捨離方法

トヨタマンは掃除しないで済む仕組みを考え、オフィスのデスク周りをいつでも整理整頓された状態を保っています。

例えば書類・名刺、これはデスクの上に積み重ねておくのではなく、種別事にファイリングしましょう。
この時に、おすすめな断捨離方法が以下の3つです。

・ミスプリントや必要ない書類は捨てる、原本が必要な書類は種別事にファイリングして保管
・原本を捨ててもいいが残しておきたい書類（データ化して良い物）はPDF化等でデータにて管理
・名刺はデータ化した後ファイリング保管

次にオフィスのデスク周りや引き出し内に詰め込まれた文房具や小物ですが、以下のような6つの断捨離方法をおすすめします。

・ペンはシャーペン、赤と黒と青の3色ボールペン、予備の黒ボールペンの3つだけ残して後は捨てる
・ハサミ、ホッチキス、カッターはそれぞれ1つずつでよい
・ペン3つとハサミ、ホッチキス、カッターをペン立てに入れ、デスク上に置いておく
・シャーペン芯、消しゴム、ホッチキスの針やクリップといった小物は、引き出しの手前に保管
・仕事に不要なフィギュアやお菓子、コスメは持ち帰る事
・デスク周りと引き出しの中で区画線を設ける

区画線とは「ここからこっちは○○、ここからそっちは○○」という区別をつける線です。
物の定位置を決め、デスク周りには使う頻度の高い物、引き出しの中には使う頻度の低い物を入れておく事が断捨離の基本です。

ご紹介した断捨離方法はどれも簡単な事ばかり、しかしトヨタマンはこの簡単な方法の積み重ねで業績を上げてきました。
貴方のオフィスデスク周りも今日から使いやすく片付けて、トヨタ式断捨離で快適かつ仕事をしやすい環境を作りましょう。