年末年始やGW、夏季休暇にシルバーウィークなど、普段お仕事をしている皆様には年に何回か中長期的なお休みがあります。
土日祝日と有給休暇をうまく繋げれば、お休みの日数をさらに長くできます。
こういった長めの休みを旅行や趣味に使う人も多いでしょう。そういったことを楽しみに日々の仕事を乗り切っている人もいるのではないでしょうか？
しかし、全国的にお休みの場合や会社として全員が休む場合はいいのですが、個別に長期間お休みをもらう人がいると、その期間中に他のスタッフの仕事が滞る可能性があります。
社会人である以上、長期休暇に入る前には一定のマナーが必要です。同僚やお客様に迷惑をかけずにバカンスを楽しむために、様々な配慮をしなければなりません。
この記事では、長期休暇を取る際にやるべきことをご紹介していきます。
社内への配慮
長めのお休みを取る場合、まずは社内的な調整が必要になります。1つずつ見ていきましょう。
1.早めに上司に伝える
お休みを取りたい場合は、上司へ早めに申請しましょう。
有給休暇を取ることは労働者の権利ですが、使用者にも時季変更権というものがあります。会社側は忙しい時期に有給休暇を取ろうとした労働者に対し、その日程を変更するよう求めることができるのです。
早めに申請しておけば、上司の方も多少配慮をしてくれて、繁忙期に他の人員を用意してくれるかもしれません。
逆に直前になって申請すると、上司の印象が悪くなり、有給休暇の時期を変えるように要請される可能性があります。何故ならば、それが最も手っ取り早い人員不足の解決方法だからです。
休みたい日を決めたら、とにかく早めに上司に申請してください。
2.同僚への引き継ぎや情報共有を行う
自分が休んでいる間に業務が停滞しないように、自分がいない期間中業務を行う同僚に対して、仕事の引き継ぎや情報共有をしておきましょう。
問い合わせが予想される取引先の情報や、問い合わせに対する想定問答集の作成、普段使っている資料の置き場所や見るべき部分の指定、いざという時の自分への連絡先や、連絡を受け取ることができる時間帯など、必要なことを余すことなく伝えておいてください。
休みが長くなれば長くなるほど、伝えるべきことは多くなる傾向がありますし、内容も複雑になりがちです。上司への有給申請同様、同僚との調整も早めに行っておきましょう。
3.繁忙期は極力避けて休む
トラブルを避けるためにも、できるだけ繁忙期には休まないのが無難です。
上司や同僚から「なんでこんな忙しいときに休むんだ！」と陰口を叩かれる可能性があり、戻ってきた時の空気が悪くなることもあります。
あらかじめ繁忙期がわかっているのであれば、繁忙期が終わってからお休みしてください。繁忙期の前は繁忙期に向けた準備などで忙しくなることがあるので、繁忙期直前のお休みもできるだけ避けるのがマナーです。
また、繁忙期前にお休みをして、休暇が終わってからすぐ繁忙期に突入すると、同僚と繁忙期前の打ち合わせをしていないことや休みボケの影響もあって、自分自身のパフォーマンスが落ちてしまし、結果として周囲に迷惑をかけることもあります。
以上の点から、繁忙期や繁忙期前にはできるだけ休まない方が良いでしょう。
お客様への配慮
自分がお休みしている間は、当然ながら普段対応している取引先に自分で対応ができません。
取引先からすれば、いつもとは違う人に対応されることになります。取引先との信頼関係が強く、今まである程度以心伝心で通じているような間柄の場合は、担当者が一時的にいないことで業務に大きな支障がでることもあります。
これを防止するために、休暇の前に以下のようなことを行っておきましょう。
1.自分の休暇を事前に伝えておく
普段の担当者が休暇でいきなりいなくなると、取引先の人はびっくりしてしまいます。
事前に休みの予定がわかっているのであれば、自分がいない期間を予め連絡しておいてください。取引先の人がその期間を避けて、またはあなたがいないことを前提に予定を立てられるという利点もあります。
2.万が一を想定し、代理の担当を付ける
自分がいない間の一時的な代理を同僚に頼み、取引先に連絡しておきましょう。担当者を明確にしておくことで、業務の停滞やトラブルを避けることができます。
「休暇の前にちゃんと代理を立ててくれる会社」というイメージを与えることができるのもポイントです。自社の印象を落とすことなく休暇に入ることができます。
まとめ
日本人の有休取得率は先進国最低レベルとされています。休暇を取ることは悪いことではなく、良い仕事をするためにはむしろ必要なことです。
後ろ髪を引かれることなくバケーションを楽しむためにも、休暇前の準備は大切です。上手に休みをとってください。
その為には、普段周りから信頼されるように振る舞っておくことも大事です。
なお、休んだことによって自分自身の印象を落とさないためにも、帰ってきたら周囲への挨拶やお土産といった配慮を忘れないようにしてください。
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