春と秋というのは、多くの会社にとって人事異動が多くなる時期です。
もちろん例外も多くあるとは思いますが、人事異動に必ず付いて回るのが前任者から後任者への業務引継ぎです。この引継ぎがうまくいかないと社内だけでなく社外的にも悪影響が出てしまい、組織の最適化を目的とした人事異動が裏目に出てしまいます。
デキるビジネスパーソンほど、この引継ぎもスマートにこなします。では、そんなデキる人たちはどんな業務引継ぎをしているのでしょうか。
そのコツを5つのポイントにまとめました。
そもそも人事異動とは？
同じ人数や組織であっても、その中身がどうなっているかによって業績は大きく変わります。適材適所の配置がうまく機能すれば組織力はアップするでしょうし、業績も向上するはずです。
企業は常に生産性の向上や能率アップ、そして業績向上を考えており、そのための戦略の一環が人事異動です。人事異動＝転勤が必ずしもあるというわけではなく、同じフロアの中でも担当業務が変わったり、組織変更によって肩書や役割が変わることがあります。それも人事異動に含まれるので、会社勤めをしていく上で全く人事異動を経験しないという人の方が少ないと思われます。
引継ぎのポイント5つ
・スケジュール確認
人事異動は日付があらかじめ決まっているので、それが「納期」となります。そこから逆算をしていつまでに何をしておかなければならないかをスケジューリングします。できるだけ引継ぎ期間が長いのが理想ですが、おそらくほとんどの現場ではそうも言っていられないでしょう。
次項で引継ぎ項目の洗い出しについて触れていますが、そこで洗い出し項目に順序をつけて、それぞれいつまでにやっておくべきなのかを把握しましょう。
・引継ぎ項目の洗い出し（リスト化）
頭の中にある思考を書き出して整理する手法として、マインドマップがあります。大きなテーマを中心に書き、そこから派生していく重要事項を書き出していき、さらにそこから派生する細かい事項を書き出していくと、自然に思考が整理されるという具合です。
人事異動による引継ぎでは、「社内」と「社外」それぞれに引継ぎ項目があると思います。それぞれから重要項目を派生させていき、漏れが無いかをチェックしていきます。
・引継ぎ資料の作成（とことん細かく＆全体の流れもわかる様に）
マインドマップで洗い出された引継ぎ項目は、まだ雑然と並べられた思考の資格化に過ぎません。それを項目別に資料として作成していきます。いわば、オリジナルの引継ぎマニュアルです。マインドマップで漏れなく洗い出しができていると自然に体系立てて整理されているため、異なる資料で同じようなことを書いてしまうことも防げます。
引継ぎ資料のポイントは、「とことん細かく」と「全体の流れが分かるように」です。前項でマインドマップをおすすめしたのは、この作業をスムーズにするためです。
・後任に説明＆一緒にやってみる（後任に質問の時間も設ける）
マニュアルを作成したから、後は自分でやってみて・・・という形だと大切なトライ＆エラーの時間がありません。マニュアルに沿って後任者にやってもらうだけでなく、自分も一緒にやってみることが大切です。そこから新たな気づきが得られるかも知れませんし、後任者の安心感もアップします。
後任者は自分の視点で疑問点が生じると思います。その質問の時間を設けることもポイントなので、どんどん質問できるように体験を共有しましょう。
・後任とのコミュニケーション（人間関係が悪いと、上手くいかない）
前任者と後任者は、少なくとも引継ぎの期間はほぼ一緒に行動するほど密接な関わりを持ちます。そのため人間関係を良好にしておく工夫は、さまざまな意味で重要です。コミュニケーションを活発にすることはもちろんのこと、一緒に食事に行ったり飲みに行くといった人間的な付き合いもあって然るべきだと思います。
そうすることでマニュアルに無いこと、引継ぎの説明にないことであっても、相手の意図を読み取れるようになります。こうなれば引継ぎはよりスムーズになり、後任者は最高の形で業務に当たることができるでしょう。
まとめ
ここで解説した5つの引継ぎポイントは、いずれも難しいことではありません。
マインドマップについても無料で作成できるツールがたくさんありますし、紙とペンだけですぐにできます。大切なのは頭の中の引継ぎ情報を余すことなく外に出すことで、そうしなければ後任者に伝えることができません。
多くの場合、引継ぎの時間にはあまり余裕がなく、タイトなスケジュールの中でこなしていくことになると思います。その意味では能力が試される場面でもあるので、うまく引継ぎをこなしてデキるビジネスパーソンを目指して高い評価を獲得しましょう！
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