在宅勤務には何が必要？必要な環境と基礎知識

インターネット環境が生活インフラの一部として定着したことで、仕事にもインターネットを利用する機会が増えています。オフィス以外で仕事をする人も増えており、在宅勤務やノマドやリモートワークなど様々な働き方が誕生しているのです。

今回は一部の企業で導入が進む在宅勤務（自宅勤務）の基礎について紹介します。

在宅勤務の定義とは？

在宅勤務は出社をすることなく、自宅やそれに類似する環境で仕事をする勤務形態を指します。ポイントになるのが何を持って勤務をしているとみなすかで、企業や雇用契約の定義によって大きく変わってくる点です。

一般的な決まり事として、在宅勤務であっても社会保険や厚生年金の加入が基本で、福利厚生面で不利がないように雇用契約が結ばれるようになっています。これは会社や上長の指示に従って業務を行っている実態があれば、雇用関係が認められるからです。
また、同じ在宅勤務でも、フレックスタイム制をとるのか、みなし労働を採用し成果物を収めればある程度自由働いてよいかは変わってきます。

時間を基準にするか、成果を基準にするかでも給与は変わるものの、一般的には業務の開始時間と終了時間を毎日、あるいは定期的に報告するのが基本になります。中には業務用のソフトやアプリを立ち上げることで、自動的に時間が記録される仕組みになっている場合もあります。ログイン時間がわかればどの程度の時間仕事をしているかの目安にもなるだけでなく、残業代の計算にも役立ちます。残業代がしっかり出るのは心強いですね。システムを利用して時給換算で給料の支払いを行う企業もあります。

また、定期的にオフィスに出社するか、ネット上の会議に出席することを義務付けている会社も多いのが特徴です。意思の疎通ができていることが在宅勤務の前提となるため、勤務状況を確認する必要性が高まるのです。

一般的にどんな環境が必要か

在宅勤務を行う場合は、動作の安定したPCや、常時インターネットに接続できる環境があることが基本になります。PCがあまりにも古いOSで動いている場合はセキュリティ上の問題にもなるため、ある程度の指定があることが多くなっています。企業から業務用の端末が貸与されることがあるため、自分で用意しなくて良い場合もあります。

ネット環境としては光回線に契約しておくのが一般的です。あまり通信制限が多い環境では業務上の不安要素になってしまいます。安心して仕事をできる環境を整えるために、ある程度自分で投資しなければいけないこともあるのです。

業務に必要なソフトやアプリのインストールは、会社負担でライセンスが購入できる場合もあります。上長などへの確認も大切になりますね。

ネット経由でビデオ会議などをする場合は、カメラやヘッドホンマイクなどの手配が必要になります。

ネットの設定はどうすればよいのか

在宅勤務の場合は、VPNと呼ばれる仮想のプライベートネットワークを利用し、オフィスと設定を共有することが多くなっています。

一般的なインターネット回線と違い、VPN経由でアクセスすれば通信を監視される恐れを減らすことができるためです。業務上の秘密なども扱う以上、リスクを減らすのは大前提になります。

VPNの接続には専用のソフトやアプリを利用するケースが一般的です。VPN接続のソフトを立ち上げ、所定のパスワードやIDなどを打ち込むことで会社の環境と自宅のPCをつなげることができるのです。

専用のUSBをPCにさしこむことで、自動的に会社と同じ環境に接続できるサービスなども存在します。セキュリティを厳重にしすぎると業務効率が悪化するため、バランスが大切になるのです。

セキュリティ面で気を使うべきことは

在宅勤務で注意をしなければいけないのは、業務用PCの盗難です。持ち運びができるPCの場合は紛失のための対策も行わなければならず、リモートコントロールでデータを消去する方法や、紛失時の連絡体制などを明確に決めているのが一般的です。

パスワードの管理やセキュリティソフトの導入は必須であり、情報流出が発生した場合は責任を追求される可能性もあります。

ファイル共有ソフトなど、一部のソフトを利用するとパソコン上のデータを勝手にアップロードするなどセキュリティ上の危険につながることもあります。業務用の端末ではインストールや閲覧が禁止されているソフトやアプリがあることも覚えておきたいポイントです。

家族経由で情報が漏えいすることや、紛失が起こることも珍しくなくなっているため、在宅勤務を行う場合は自分でセキュリティ意識を高めていくことが大切なのです。

まとめ

在宅勤務は通勤時間や交通費の節約など、様々なメリットをもたらします。一方で、セキュリティ上のリスクや、勤怠管理の難しさといった課題も多くあります。

メリットとデメリットをしっかり理解することが、業務を効率化し、柔軟な働き方を提案するポイントになっているのです。