オフィスを移転しなくとも、人員の増員でレイアウト変更が必要になる企業さんも多いのではないでしょうか？
直前になって、あれやってない！これもやらなきゃ！とならない為に、事前に準備をしておきましょう。
入社前】まずはレイアウト
増員分のスペースがしっかりと確保できるのか？もし増員できるスペースが無い場合、事務所移転を検討という事も必要です。
その場合は、下記コラムを参照くださいね！
https://www.arrowers.co.jp/column/telephone_line/change-phone-line-001
増員してもスペースが確保できそうな場合は、当然レイアウト変更で対応します。
ただ、レイアウト変更は既存のスタッフの満足度にも影響をしてしまいますので、新旧どちらのスタッフも気持ち良く仕事できる環境を作ることが大切です。
新しく入る社員にとって働く環境はとても気にするポイントです。十分なスペースを確保することはもちろん、OJT担当のスタッフの近くに配置するなどの点を配慮する必要があります。
入社前】増員分のデスクと椅子、そしてPC、電話も！
これらの購入も早い段階で行っておいた方が良いでしょう。オフィス家具はモノによっては1か月程度納期がかかることもありますし、PCや電話は配線作業も必要になるからです。
配線がゴチャゴチャしているようでしたら、これを機に配線整理も一緒にやることを検討してみましょう。
また、このタイミングで、既存スタッフ分の家具もチェック、古くなったり耐用年数が過ぎてしまっているものを見つけたら総入れ替えを検討しても良いと思います。
https://www.arrowers.co.jp/column/kagu/furniture-004
入社前】メールアドレスの発行
入社当日、新人さんが全社員に紹介メールを送ることが恒例行事になっている企業さんも多いと思います。
通常はレンタルサーバーのコントロールパネルから簡単に作れますので、PCの設定と共に情報システム担当者に行ってもらいましょう。
入社前】名刺の発注
名刺をもらうと、今日からこの会社の所属になったんだ！とテンションが上がるものです。できれば入社初日に１ケース渡してあげるように事前に発注をしておきましょう。
また最近名刺がとても安くなっていることをご存知でしょうか？下記のお勧めの名刺作成会社さんですですと、送料も含めて1箱100枚で1000円以下で発注できますのでご参考にしてください。
入社後】健康保険・厚生年金保険・雇用保険
これらの保険三点セットは、人事のお仕事です。
入社後5日以内に行わなければならない手続きもありますので、社会保険労務士さんや給与計算会社さんなどにすぐに連絡して抜け・漏れの無いようにしていきましょう。
入社後】マイナンバーの収集
今年からマイナンバーの提出は必須になりました。
とにかく、絶対に漏れてはいけない情報ですので各会社にて収集方法は工夫していると思います。弊社で行っている工夫は下記にまとめていますので、まだ収集方法が確立されていない企業さんはぜひご覧ください。
入社後】文房具の購入
最近では明日来るどころか午前中に発注すれば当日届くサービスが多いですね。ですので文房具は当日から必要と言うよりも、入社後に必要なものを順次揃えていく方が無駄がないと思います。
https://www.arrowers.co.jp/column/mame/stationery-001
なによりも必要なのは歓迎する気持ち！
以上、新入社員が入る時に必要な手続きを並べてみました。しかし本当に必要なのは、既存社員さんが新入社員さんを歓迎する気持ちですよね。
入社時に沢山声をかけることはもちろん、歓迎会などを開催して早い段階で打ち解けられると双方にとって良い効果が生まれますね。
あぁ、早く4月にならないかな。
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